El principio de funcionamiento básico de la tecnología RFID no es complicado: después de que la etiqueta ingresa al campo magnético, recibe la señal de radiofrecuencia enviada por el lector y transmite la información del producto (PassiveTag, etiqueta pasiva o etiqueta pasiva) almacenada en el chip con el energía obtenida por la corriente inducida, o enviar activamente una señal de cierta frecuencia (ActiveTag, etiqueta activa o etiqueta activa); después de que el lector lea y decodifique la información, se envía al sistema de información central para el procesamiento de datos relacionado.
Un sistema RFID (identificación por radiofrecuencia) consta de dos partes: una unidad de lectura/escritura y un transceptor electrónico. El lector envía pulsos electromagnéticos a través de la antena, y el transceptor recibe estos pulsos y envía información almacenada al lector en respuesta. De hecho, se trata de la lectura, escritura o borrado sin contacto de datos en la memoria.
Técnicamente, una "etiqueta inteligente" consta de un circuito RFID que incluye un chip RFID con una porción de radiofrecuencia RFID y un bucle de una antena ultradelgada que está incrustada en la etiqueta junto con una lámina de plástico delgada. Por lo general, se adjunta una etiqueta de papel a esta etiqueta y se puede imprimir claramente cierta información importante en la etiqueta de papel. Las etiquetas inteligentes actuales son generalmente del tamaño de una tarjeta de crédito. Para artículos pequeños, hay etiquetas con un tamaño de 4,5 × 4,5 cm, y también hay etiquetas circulares con un diámetro de 4,7 cm que se utilizan en CD y DVD.
La ventaja de la tecnología transceptor en comparación con otras tecnologías de identificación como códigos de barras o bandas magnéticas es el enlace inalámbrico entre el lector y el transceptor: la unidad de lectura/escritura no requiere contacto visual con el transceptor, por lo que puede integrarse completamente en el producto. Esto significa que el transceptor es adecuado para entornos hostiles y no es sensible a la humedad, la suciedad ni las influencias mecánicas. Por lo tanto, el sistema transceptor tiene una confiabilidad de lectura muy alta, una adquisición de datos rápida y, por último, pero no menos importante, ahorro de mano de obra y papel.